Dagsorden

Deltagere:
Alex, Irene, Karen, Lene, Per, Steen

Afbud: Bentha

Gæster:
Jan Bojsen og Danny Madsen

Tid: ca. 18.30 - ca. 22.00

Sted: Bestyrelsesrum i beboerhuset.

Møde med Jan og Danny:

-        Hvordan går det vores afdeling ifølge jer og hvad skal vi arbejde på?

-        Maling af billardrummet, er det noget vi kan dele fifty-fifty? kan vi sætte ny glas på lamperne eller kan vi vask dem af? Ansøgning af malerarbejde på 28.537,50kr

-        Rotte indtrængning i lejemålene og det udendørs anlæg. Hvad er status og hvad gør vi for at sikre, at det bliver bedre i fremtiden? Håber i fremadrettet vil dele informationer med bestyrelsen vedr. undersøgelser og opgaver der udføres i afdelingen, eks. (video gennem gang af kloaker og beton fyldning af dem)

-        Blå container for enden af Grønnegade blokken, hvorfor bliver de ikke fjernet?

-        Hvad er status på asfaltarbejdet i Grønnegade og op stribning af alle p-pladser? Der i lægger også den gamle vaske plads og nedløbsrør fra skurvogns plads. Ved godt det ikke er jeres ansvar endnu, men frygter at det bare bliver overladt til jer/os.

-        I Grønnegade foran 121 er der lavet en vendeplads for skralde bilen, de bruger den ikke, så skal vi ikke få lavet en p-plads og handicap plads i stedet for?

-        Belysning fra Grønnegade og op til Langelandsgade parkeringspladsen ved hovedkontoret. 

-        Vindues pudsning hvad er status? Vil servicecenteret være med til at få en uvildig undersøgelse af vinduerne og skaderne der på fra teknologisk institut.  -       

         Hjertestarter indkøb og opsætning?

-        Lade stander indkøb og opsætning. Har fundet ud af det er Allan Overgård der er på opgaven.

-        Der er stadig en masse fejl og mangler i beboerhuset, er det noget driften overtager og får rettet? (Per sendte en mail for et stykke tid siden og Jan har pr.24/8 spurgt ind til om de er rettet).

-        Haveanlægget ved legeplads og grillområde er ikke vedligeholdt, måske fordi der er for mange involveret og for mange kortsigtede løsninger i gang. Hvem har ansvar for hvad?  (irene)

-        E og M gruppen er sat på opgaven med at komme med forslag til haveanlægget bag GG blokken, bliver der udarbejdet et overslag over økonomien i projektet snarest? (Per forslog overfor e og m gruppen at udarbejde en brainstorm over deres ideer).

-        Årshjulet, hvad sker der lige med det- ærgerligt at beboerne ikke har en fornemmelse af hvad gårdmændene har af opgaver løbende. (servicecentret har oplyst at der kan sættes et års hjul op i bestyrelseslokalet, som giver et indtryk af hvad deres opgaver er i løbet af månederne.)

-        De gamle køkkenelementer er meget eftertragtede, vil I gøre opmærksom på dette når folk henvender sig til jer om nyt køkken. Hvordan kan det gøres i praksis. (Irene)

-       

           Vogn til flytning er/ har været forsvundet kan der indkøbes en ny hvis den er væk? (Irene) 

-        Skal der forsat hentes skrald ved LLblokken. (Irene)

-        Der er opsat skraldespande ved alle indgange. Skal vi ikke indkøbe nogle nye og få dem sat op.

 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

- JBO-Det skal vi arbejde med: udearealer/genopretning, trappeopgange/hovedrengøring/indgangspartierne, cykelskurgenopførelse, fælleshus/opdatering af disse, færdiggørelse af fælleshuset (projekt), kældergangene (tryghedsskabende)

- JBO Hvad menes med 50/50. Der menes: hvem skal nu betale? JBO mente, han kunne finde pengene på en konto. Danny og Lene går videre med at få billardrummet malet og finder ud af om lampeglassene kan renses. Glassene kan renses med fatningerne er så møre, at de knækker, hvis man sætter nye LED-rør i. Lamperne skal derfor skiftes. 

- JBO- Rotter: Driften deler gerne, og synes også dette er bevist gennem forløbet med rotter i lejlighederne. Primær focus var naturligvis at dele med de berørte beboere og sikre, at de var opdateret på viden om deres lokale forhold.

- ALA- Affaldscontainere: Der er blevet rykket af Danny og Jesper for fjernelse af containerne ved kommunen.

- JBO- Asfaltarbejde: Bestyrelsen må spørge projektet. Per kontakter Morten Strunge.

- JBO- Vendeplads til skraldebilen: Tænker, der har været krav om vendeplads, og undrer mig over, at de ikke benytter denne, da det at bakke på en parkeringsplads jo potentielt udgør en risiko- synes måske det var bedre, at vi meddeler renovationsfolkene, at vendepladsen skal benyttes!!

- Belysning: Lavet i dag den 29/9-2022

- -JBO- Vinduespudsning: Driften læner sig op ad de svar, der er kommet fra projekt-afdelingen. Bestyrelsen vil dog forespørge servicecenteret om at få foretaget undersøgelser af vinduerne af teknologisk institut Per kontakter servicecenteret og orienterer beboeren. 

Angående om, hvornår vinduerne kan  blive rapelle pudset, afhænger af, hvornår projektet får monteret forankringer på taget. Indtil da, må beboere forsøge at finde en vinduespudser, der tør pudse vinduerne.

- JBO- Hjertestartere  kan iværksættes ASAP, hvad ønskes. Hjertestartere købes og sættes op på henholdsvis GG-blokken og LL-blokken.

- JBO- Ladestandere: der henvises til ALA. Per og Alex kontakter ALA

- JBO- Beboerhuset: Driften kan notere, at der fortsat bliver påpeget fejl- og mangler, man står lidt magtesløs, da vi i bund og grund ikke ved, hvor reklamationerne hen, da driften ikke har været med i sagen og dermed kender historikken.- Der henvises til projektet. Per kontakter Morten Strunge

- JBO- Haveanlæg og legeplads:  Den må driften tage på sig ift renholdelse. Per kontakter Allan Andersen

-JBO - Haveanlæg bag GG: Det nødvendiggør, at driften kender projektønskerne, således vi på baggrund af disse kan rådføre os med anlægsgartner for budgetoverslag. Aktuelt er driften ej heller bekendt med, hvorledes vi modtager fra projektet udover forventning om, at der modtages anlæg med mange "sår". Per kontakter Allan Andersen

- Årshjulet. JBO - Fra ALA er meddelt, at årshjulet er fremsendt til bestyrelsen. Jf tidligere aftale synliggøres årshjulet ikke direkte for beboerne, idet vi potentielt så vil have "380" arbejdsgivere. Vi har ikke modtaget årshjulet endnu. Danny rykker 

- JBO- Genbrug af køkkenelementer: kan naturligvis tiltræde tankerne om genbrug og ånden i dette- praktisk er det svært at håndtere, og i forb. med nedbrydning bruges også ofte den "store hammer". driften er efter ordreafgivelse ikke direkte involveret i udskiftningen, idet aftalerne sker direkte mellem leverandør og beboer. Tænker umiddelbart at skal køkkenet nedtages mhp genbrug er nedtagningsprisen en anden. Irene sørger for, at der kommer en notits i beboerbladet

- JBO-Vogn til flytning:  Såfremt "borte", må der indkøbes en ny- ved ikke præcist, hvad der er hændt med den tidligere.

- JBO- Er det storskrald, der tænkes på? Såfremt ja, er der fra driften et ønske herom. Storskrald hentes 2 gange ugentligt

- I dag den 29/9-2022 er de bulede og slidte skraldespande væk. Der er et ønske om, at nye cigaret -bøtter opsættes, så vi undgår cigaret skodder på måtten inden for døren

 Aktioner: Hvem, hvornår?

1. Godkendelse af referat fra møde 2022-06-28

2. Formanden orienterer:

    a. Hvor går de enkeltes bestyrelsesmedlemmers ret til at udtale sig på egne vegne og i eget navn. 

-1. Per orienterer om det det 2. møde i det nye tiltag fra organisationsbestyrelsen om "Den gode kommunikation" Mødet er for AAB-ansatte og afdelingsformænd.

-2. På GGs parkeringsplads parkeres biler på stenene ved slisken op til cykelstien. Stene kan ikke holde til dette, da de vil synke. Der forslås, at der laves motorcykelparkering på stenene. Per kontakter Morten Strunge

-3. Fremdrift i renoveringen: Bestyrelsen har intet hørt fra projektet om det går, som det skal.

-4. Elevatorerne i LL har hyppigt driftstop: Ring, ring og ring til servicecenter midt

 a. Der gøres opmærksom på, at når bestyrelsesmedlemmer udtaler sig, at man skelner og gør sig klart, hvornår man udtaler sig som  privatperson og som bestyrelsesmedlem.. 

    b. Parkeringstilladelser, der blev besluttet på afdelingsmødet at hver enkelt lejlighed har 2 parkeringstilladelser per lejlighed og desuden gæste parkering. Flere lejligheder misbruger systemet. En beboer har nu registeret 4 faste parkeringsbrugere, det skulle jo være max..  2 per lejlighed og gæster ved siden af. 

b. Der blev understreget ved afd. mødet i maj 2022,  at max 2 faste parkeringer plus 1200 timers gæsteparkeringer var fremadrettet dvs for nye indflyttere i Klostervangen. De gamle regler med 4 faste parkeringer plus 1200 gæsteparkeringer gælder stadigt for alle "gamle" beboere. Se forslag 1 fra afd. mødet og afstemningsresultat.

    c.

Referatet fra bestyrelsesmøder. 

c. 

 Bestyrelsen har i mange år kørt med beslutningsreferater

    d.

ting og sager fra Inga:

 - 1. Der er kommet svar på bestyrelsens klage fra organisationsbestyrelsen. Den forklarer de faktuelle forhold  på ansvarsfordelingen i byggesagen og, at de har lært noget af processen med helhedsplanen. Da der endnu ikke er kommet noget fra landsbyggefonden mhp finansiering af underskuddet, kan de ikke sige noget om dette. Men de mener, at beboerne i klostervangen sandsynligvis vil blive holdt skadesfri.

Desuden er der kommet svar fra kommunen, der godkender det indsendte budget 

- 2. Når Projektet har fået opsat forankring på taget, kan vi få rappella- vinduespudsning. Hvornår dette sker, ved vi så ikke  

- 3. Nej. 

-4. Danny rykker for brandinstruksen

    e. 

3. Opfølgning fra andre bestyrelsesmedlemmer.

    a. Grønne områder og rengøring v./ Bentha

    b. Økonomi v./ Per

fra Irene:

Overblik over økonomien. Jeg mangler en oversigt og fornemmelse af afdelingens økonomi. Bør vi ikke alle have et kendskab. En vigtig bestyrelsesopgave er at prioritere ud fra de penge, der er til rådighed.

 Ok

Henvises til konto 119

    c. Udlejning af beboerfaciliteter v./Per

4. Kommunikation: Budskaber og hjemmeside.

5. Indkomne skrivelser og forslag.

a. Svar fra hovedorganisationen

a. Per svarer.  Bordet rundt om udformning af svaret.

 b. 

Enhver bestyrelsesmedlem kan vælge de aktiviteter, de ønsker at arbejde med. Det er vigtigt at man respekterer hinandens arbejdsindsats og arbejdsområde.

Kommunikation: Per og Irene udarbejder et "nyhedsbrev" om bestyrelsens arbejde  hver anden måned

 c. Der diskuteres for og imod. Der vil blive foretaget en afstemning i bestyrelsens efter Per har talt med suppleanterne

  d.

Skal vi ikke have et møde snarest, hvor det kun drejer sig om arbejdet i bestyrelsen. Hvad er målet for arbejdet. Hvordan arbejder vi sammen. Hvad er hver enkelts drivkraft. 

 Huskesedlen er et levn fra fortiden, dengang man, som bestyrelse blev blandet ind i klagesager og tillod sig at være politifolk i afdelingen. AAB ønsker absolut ikke den funktion fortsætter. Og vi i bestyrelsen i Klostervangen har for mange år siden besluttet os til ikke at agere som politifolk overfor beboerne. F.ex skal beboere ikke ringe til bestyrelsesmedlemmer, hvis de generes af høj musik. De må ringe til politiet. Og har de klager over naboer, må de henvende sig til AAB.

    d.

velkomst skriv fra Irene og Inga. ser det godt ud ellers skal der rettes lidt i den. (måske en anden forside bare af klostervangen)

 d.

Velkomst skrivelsen bliver printet  hos Danny. Velkomst skrivelsen uddeles midt september til alle husstande sammen med beboerbladet. Derefter uddeles det af Danny til alle nye beboere sammen med AABs-papirer (ordensregler, vedligeholdelse oa )

6. Kontortid, mandag 2022-09-05 kl. 18.30 - 19.30, varetages af 

   bestyrelsesrum i beboerhuset 1. sal: 

7. Eventuelt.

    a. ...

    b. ...