Dagsorden

Deltagere:
Anders, Bentha, Lene,  Per, René, Steen, Thomas

Tid: ca. 18.45 - ca. 21.45

Sted: Projektlejligheden Gr. 119, 8. sal

Aktioner: Hvem, hvornår?

1. Godkendelse af referat fra møde 2019-03-25

Godkendt uden bemærkninger.

2. Formanden orienterer:

    a. Byggesag.
        - Beboergruppemøde - evaluering
        - Nyt fra AG     

       - Besparelserne (mail fra Carina 27.3,)     

       - Stillelejligheden (mail fra Carina 11.4.)
       - Fremtidige bestyrelsesmøder i stillelejligheden?
         Hvor skal bestyrelsens inventar opbevares? Adgang til printer og projektor?
       - 1. mandag i måneden holder bestyrelsen åbent fra 18.30 - 19.30, men hvor?
       - Status på afklarende møde om samarbejdsvilkår.

a. Bestyrelsen kan stadig ikke få svar på de konkrete økonomiske forhold i helhedsplanen.
Renovering af beboerhuset starter først i oktober pga, at der ellers skal gåes på kompromis med brug af byggematerialer.
De fleste af Gg´s P-pladser bliver nedlagt i renoveringsperioden. Dog beholdes 10-15 P-pladser.
Vi afventer stadig færdiggørelse af de 6 skrå P-pladser i Samsøgade.
Aarsleff er stoppet med anlæggelsen, men bestyrelsen forlanger, at P-pladserne laves færdige,
før Gg´s P-pladser omdannes til byggeplads.
Der anlægges 2 handikap P-pladser ved Gg´s opgange 119-123.
Per tager kontakt til Projektgruppen mhp færdiggørelse af Samsøgades P-pladser

- Besparelser nævnt i Carina´s mail fra den 27/3 gennemgåes.

- Carina tilbyder, at bestyrelsen kan bruge stillelejligheden i Ll til bestyrelsesmøder og beboerservice.

- Bestyrelsen beslutter, at vores fremtidige aktiviteter afholdes i billard-rummet i Ll. 

Per/Bentha kontakter Jesper mhp. at få flyttet et skab over til billardrummet.
Bestyrelsen vil låne køleskabsplads hos nogle af de nuværende brugere af billardrummet.
Der er en projektor i billardrummet.
Ang. printer kan AAB`S printere benyttes.
Bentha køber en elkedel til bestyrelsen.
Ved næste nyhedsbrev skal der gøres opmærksom på, at bestyrelsen er at træffe
i billardrummet hver den første mandag i mdr fra 18.30-19.30
Aktion:????
- Status på afklarende møde om samarbejde afventer ny dato.

   b. Afd. mødet:
        1. Hvordan stiller vi os til samtlige forslag:
          - Bestyrelsens egne 11 forslag,
          - Desuden cykelskur (mail af 2.4).
          - Fra Alex 4 forslag, (fra 15.4.) 
          - Kunst i afdelingen.

        2. Gæster fra AAB administration / rådgivere + organisationsbestyrelsen.      

        3. Fremlæggelse af budgetforslag på afdelingsmødet.

        4. To aftener med støtte til potentielle forslagsstillere - evaluering.

        5. Praktik & Formøde.

1. Bestyrelsen behandlede allerede indkomne forslag til afdelingsmødet den 14/5-2019.

2. Følgende har givet tilsagn til at deltage i afdelingsmødet:
    Helle Nielsen (regnskab),
    Dan Christensen (Bestyrelsesformand),
    Morten Strunge (projektchef),
    Danny Madsen (Bygningsansvarlig) og
    Bendt Nielsen (kontaktperson) som forslag til dirigent ved mødet.

3. Budgetspecifikationer, brutto-pv-skema og budget 2020 for a25 gennemgået.

4. To beboere benyttede sig af tilbuddet.

5. Vigtigt: Ved bestyrelsens konstitueringsmøde efter valget skal der tages stilling til julefrokost!

  a.  Ved dårligt gående kan der udleveres taxaboner.

  b.  Bestyrelsen mødes kl 18.00 på hotel Scandic til afstemning.

  c.  Bentha og Lene sørger for stemmesedler.

  d.  Per + Steen står for afkrydsning af deltagere plus udlevering af stemmesedler.             

  e. Thomas er referent.

  f.  Stemmeudvalget udvælges ved mødet.

    c. Hvad med de gamle komfurer. (mail fra Rasmus af 11.4-2019)

 Første mandag i juni måned mellem kl 18.30 og 19.30 vil det være mulighed for, at byde på de gamle komfurere

    d. Referat fra repr.skabs bestyrelsens arbejdsweekend. (mail fra Peter Kragballe af 29.3-2019)

    e. "100 år er ingen alder":
         Reception, fest og en event lørdag den 22/6-2019.    

 Tid og sted vil blive offentliggjort senere.

3. Opfølgning fra øvrige bestyrelsesmedlemmer.

    a. Miljø & energi Udv. v./ Thomas & Bentha
        - Svar fra Ole ang. økonomi for renholdelse af grønne områder (mail af 28.3-2019)

Bentha tager kontakt til regnskabsafdelingen, for at opklare hvor pengene (ca. kr. 220.000)
til renholdelse af grønne områder, er blevet af.
Thomas søger om kr. 500 til indkøb af have-redskaber.

    b. Økonomi v./ Per.
       - Udsendt budgetforslag, (udleveres på mødet)
       - 1. mio besparelse på PV.       

Udleveret budgetforslag gennemgået og accepteret af bestyrelsen.

Bestyrelsen kan ikke se,hvor kr. 1 mio er sparet på pv.
Per kontakter regnskabsafdelingen ang. et opklarende møde før afdelingsmødet. 

    c. Udlejning af beboerfaciliteter v./Per

    d. Trappeopgange

c. Udlejningen af beboerhuset er stoppet indtil videre pga renoveringen.
    Vil nok først kunne udlejes i 2020.

d. Rengøringsstandarden af trappeopgangene er dårlig.
    Bl.a har rengøringsselskabet ikke gjort hovedrent.
    Bentha tager kontakt til Ole ang. skifte af rengøringsselskab. 

4. Kommunikation: Budskaber og hjemmeside.

    a. "Ny" klostervangen.dk hjemmeside?
        - Redesign/layout,
        - Restrukturering,
        - Funktionalitet,
        - Evt. hvem og hvornår?

    b. Nyhedsbrev fra projektgruppen, APR 2019

Behovet for en ny hjemmeside er der, med der er pt ingen resurser.
Parkeres uafklaret indttil videre.
Skal koordineres med mulighederne i AAB UNIK ERP-løsning

Bestyrelsen bakker op om, at Nyhedsbrevet fra projektgruppen er helhedsplanens talerør,
og projektledelsen bestemmer, hvad der trykkes og sendes ud.

5. Indkomne skrivelser og forslag.

    a. Fra AAB:
        - Vivi H. om vedligeholdelsesreglementer (mail 25.3-2019)
        - Vivi H. om persondataloven. (mail 2.4-2019)

Orientering
Orientering

Orientering.
Anders svarer Jan Bruun Hansen 

6. Indkomne klager.

    a. Klage nr.:  Påmindelse til beboer om støj.(fra 27.3-2019)

Orientering

7. Kontortid, mandag 2019-05-06, kl. 18.30 - 19.30,
    varetages af bestyrelsesmedlemmerne:

    Mad til næste møde 24/6-2019

Afholdes i projektlejligheden med farvel og tak for husning af bestyrelsen.
Bentha og Thomas.

Thomas

8. Eventuelt.

    a. Bestyrelsens fremtidige møder.

Næste bestyrelsesmøde mandag den 27/5-2019 kl 18.00 afholdes ikke i billardrummet i Ll

    b. Billetsalg til Djurs

Per sælger billetter til Udflugten til
Djurs Sommerland onsdag den 22/5-2019 i billardrummet.
Udflugten afholdes den 1/6-2019