Afdelingsbestyrelsens forretningsorden

Afsnit 1, Afdelingsbestyrelsens sammensætning

Afdelingsbestyrelsen består af syv medlemmer. Den konstituerer sig med

• formand,
• næstformand,
• sekretær/referent,
• fire bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsesmedlemmer vælges for en to-årig periode med halvdelen af bestyrelsen på årligt valg.
Afdelingsmødet kan fastsætte et andet antal medlemmer.
Bestyrelsen bestemmer om suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne.

 

Afsnit 2, Suppleanter

Der er to suppleanter. Disse kan tilbydes deltagelse i afdelingsbestyrelsesmøderne. Suppleanter har ikke stemmeret på afdelingsbestyrelsesmøderne. Suppleanter kan ikke stille forslag på afdelingsbestyrelsesmøderne.
Indkaldelse til samt dagsorden for afdelingsbestyrelsesmøder offentliggøres af afdelingsbestyrelsesformanden på klostervangen.dk, så både bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan se den.
Suppleanter har ikke en AAB-mail. Suppleanternes private mailadresser må ikke anvendes til korrespondance, som indeholder information, som vedrører afdelingsbestyrelsen eller afdelingsbestyrelsens arbejde ud over link til hhv. mødeindkaldelser og referater af bestyrelsesmøder.

 

Afsnit 3, Tavshedspligt

Eventuelle drøftelser om beboernes personlige forhold er underlagt tavshedspligt. Dette gælder afdelingsbestyrelsesmedlemmerne såvel som suppleanterne. Tavshedspligten fortsætter ubegrænset efter ophør af tillidshvervet, uanset årsagen til ophøret.

 

Afsnit 4, Afdelingsbestyrelsesmøder

Afdelingsbestyrelsesmøder afholdes i afdelingsbestyrelseskontoret, Langelandsgade 52a. Er lokalet ikke til rådighed afholdes afdelingsbestyrelsesmødet i et andet fælleslokale, på neutral grund, eventuelt i selskabslokalet eller billardrummet.
Formanden for afdelingsbestyrelsen leder afdelingsbestyrelsesmøderne.
Det tilstræbes i videst muligt omfang at formanden for afdelingsbestyrelsen deltager i afdelingsbestyrelsesmøderne hver gang.

Det skal overvejes om afdelingsbestyrelsesmøder, hvori formanden for afdelingsbestyrelsen ikke kan deltage, enten aflyses den pågældende måned, hvis der ikke er presserende sager, som kræver beslutning, eller udskydes til dato, hvor formanden kan deltage eller om bestyrelsesmødet skal ledes af næstformanden.

Som udgangspunkt afholdes ordinære bestyrelsesmøder sidste mandag hver måned undtaget i juli og december. Såfremt der afviges herfra aftales datoen for næste afdelingsbestyrelsesmødes afholdelse under afdelingsbestyrelsesmødet.

Er et afdelingsbestyrelsesmedlem forhindret i at komme til et afdelingsbestyrelsesmøde, eller anden aftalt aktivitet, skal der meldes afbud til formanden for afdelingsbestyrelsen.

Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne ...
Det henstilles til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne til stadighed at holde sig orienteret og informeret om arbejdet i afdelingsbestyrelsen, derunder mailkorrespondance, dagsordener og referater. Det henstilles i særlig grad til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne at læse dagsorden til og referat fra afdelingsbestyrelsesmøder, hvor de ikke har deltaget.

Beslutninger i afdelingsbestyrelsen kan træffes ved afstemning. I tilfælde af paritet er formanden for afdelingsbestyrelsens stemme udslagsgivende.

 

Afsnit 5, Dagsorden til afdelingsbestyrelsesmøder

Formanden for afdelingsbestyrelsen udarbejder og offentliggør dagsorden for afdelingsbestyrelsesmøderne på klostervangen. Formanden for afdelingsbestyrelsen sender link til dagsorden og evt. ledsagende bemærkninger til afdelingsbestyrelsesmedlemmernes mailadresser på aabnet.dk for at sikre at alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter kender dagsordenen.
Bestyrelsesmedlemmers mailadresser udenfor aabnet.dk må ikke benyttes til formålet.

Dagsorden for afdelingsbestyrelsesmøde skal være tilgængelig for bestyrelsen senest en dag før afdelingsbestyrelsesmøde. Dvs. ved afdelingsbestyrelsesmøde om mandagen da senest søndag klokken 23.59.

Forslag fra afdelingsbestyrelsesmedlemmer til dagsorden for afdelingsbestyrelsesmøde må være formanden for afdelingsbestyrelsen i hænde senest tre dage før afdelingsbestyrelsesmøde. Ved afdelingsbestyrelsesmøde om mandagen da senest fredag klokken 23.59.

Der kan ikke afstemmes eller besluttes under dagsordenspunktet "Eventuelt".

Fraværendebeskyttelse: Kun enstemmighed i en fuldtalligt fremmødt afdelingsbestyrelse kan sætte denne regel ud af kraft, for at et fraværende afdelingsbestyrelsesmedlem ikke hindres indflydelse på en beslutning, som vedkommende ikke var bekendt med fra den udsendte dagsorden.

 

Afsnit 6, Computere

Afdelingsbestyrelsen har anskaffet et antal bærbare computere. Disse laptops er som udgangspunkt afdelingsbestyrelsens ejendom. Såfremt et bestyrelsesmedlem sidder kortere end en to-årig periode afleveres laptop tilbage til bestyrelsen. Indtræder et nyt bestyrelsesmedlem anskaffer bestyrelsen en ny Windows baseret laptop eller genudleverer en mindre end to år gammel laptop fra det tidligere medlem. Budget / laptop model besluttes af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Udleveret laptop leveres uden software ud over operativsystem (MS Windows), men bestyrelsen budgetterer med at et hvert bestyrelsesmedlem kan få adgang til Office.com og herved får en Microsoft Office pakke, Teams, OneDrive samt adgang til foreningens kalender- og mailsystem. Ved udtrædelse efter mindre end to år i bestyrelsen skal PC og alt tilhørende udstyr afleveres til afdelingsbestyrelsen på afdelingsbestyrelseskontoret, senest dagen efter afdelingsbestyrelsesmedlemmets udtræden af afdelingsbestyrelsen, uanset årsagen til afdelingsbestyrelsesmedlemmets udtræden.

 

Afsnit 7, Samarbejde i afdelingsbestyrelsen

Der er et tæt samarbejde i afdelingsbestyrelsen. Mellem formand og næstformand er der formentlig et ekstra tæt samarbejde, da næstformanden skal kunne træde i formandens sted ved dennes forfald. Såfremt formanden kan forudse eget forfald (formanden er af en eller anden grund forhindret i mødedeltagelse) meddeles dette til bestyrelsen snarest. Såfremt der skal træffes beslutninger med økonomiske implikationer meddeles AABs Repræsentantskabssekretær, at næstformanden varetager formandens hverv i dennes fravær med det ansvar og de pligter der normalt påhviler formanden.

Når afdelingsbestyrelsen er uenige i problemstillinger kan der stemmes om bestyrelsens holdning. Inden afstemning relevante argumenter fremføres og alle medlemmer af afdelingsbestyrelsen bør få lov til både at blive hørt og blive forstået, så længe debatten bibringes nye argumenter.

Når en beslutning er truffet bør bestyrelsen stå samlet om flertallets afgørelse. Ethvert bestyrelsesmedlem kan dog få ført til referat, at det var en splittet bestyrelse, dr traf beslutningen. Bestyrelsesmedlemmer bør i vides muligt omfang undgå dissens, og få særstandpunkter ført til referat. Herved sikres en klar linje i forhold til Klostervangens øvrige beboere.

 

Afsnit 8, Mailkorrespondance

Al mailkorrespondance, hvor man skriver som repræsentant for afdelingsbestyrelsen, skal ske ved brug af a25xx@aabnet.dk-mailadresserne. Dette signalerer at man repræsenterer vores afdeling i AAB. Private mailadresser må derfor ikke anvendes ved korrespondance, hvor man repræsenterer AAB afdeling 25. Et bestyrelsesmedlem må kun udtale sig på den samlede bestyrelses vegne ud fra de beslutninger, som er truffet på afdelingsbestyrelsesmøderne og som er forankret i referat.
Ved al mailkorrespondance sættes afdelingsbestyrelsen altid på Cc. Dermed kan alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer holde sig ajour med al mailkorrespondance mellem AAB og afdelingsbestyrelsen, internt i afdelingsbestyrelsen samt med eksterne kontakter. Omfanget af korrespondance vil ikke være så stort at afdelingsbestyrelsesmedlemmernes indbakker overbebyrdes.

Der kan være situationer, hvor AAB kun skriver til formandsmailen. Hvis der ikke er fortrolighed i korrespondancen, videresender formanden mailen til afdelingsbestyrelsen, eller anvender Cc-funktionen i sit svar. Der kan være situationer, hvor formanden for afdelingsbestyrelsen, i korrespondance med AAB’s administration, grundet mulig fortrolighed, ikke anvender Cc-funktionen.

 

Afsnit 9, Udvalg, udvalgsformand, tovholder og lignende

Alt arbejde i afdelingsbestyrelsen sker for eller på vegne af afdelingsbestyrelsen. Der aftales løbende og efter behov udvalg med veldefinerede ansvarsområder, tovholdere og lignende. Et udvalgsformandskab er typisk af længerevarende karakter. En tovholder er typisk tovholder på et afgrænset arrangement eller en afgrænset opgave af kortere varighed.

En udvalgsformand, tovholder eller lignende har informationspligt overfor resten af afdelingsbestyrelsen. En udvalgsformand eller udvalgsmedlem har ikke ejerskab til sit stofområde, men er netop ordfører på sit stofområde.
Udvalgsformanden kan samarbejde med et eller flere afdelingsbestyrelsesmedlemmer om sit stofområde, men er stadig ordfører eller kontaktperson på sit stofområde. Et udvalg må aldrig omfatte flere and tre bestyrelsesmedlemmer. Herved sikres det, at et enigt udvalg ikke kan nedstemme den øvrige bestyrelse.
Som udgangspunkt har udvalgsformanden afdelingsbestyrelsens bemyndigelse og mandat til kontakten til AAB indenfor det område, som udvalget dækker. Det er således udvalgsformanden, som har mailkorrespondance, telefonsamtaler og personlige møder med AABs repræsentanter.

Et nedsat udvalg kan også have øvrige beboerrepræsentanter. Det er ikke et krav, at udvalgsformanden er et bestyrelsesmedlem. Men hvis udvalget ikke omfatter et bestyrelsesmedlem, så der det bestyrelsesformandens pligt at holde forbindelsen til udvalget, evt. ved indkaldelse af udvalgsformanden til møder med et eller flere bestyrelsesmedlemmer.

Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer har altid ret til at deltage i planlagte såvel som spontane udvalgsmøder og -samtaler.

Der kan være korrespondance, som AAB vælger at sende til formandsmailen med resten af afdelingsbestyrelsen på cc. Da har udvalgsformanden stadig bemyndigelsen og mandatet til korrespondancen med AAB i forhold til det stofområde, som udvalget dækker. Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer har altid ret til samme informationsniveau, som et udvalgsmedlem, hvilket også følger af udvalgsformandens informationspligt overfor resten af afdelingsbestyrelsen. Heraf følger at udvalgsformanden skal give fuld information ved spørgsmål til et givet emne.

En ordfører kan altid sparre med formanden for afdelingsbestyrelsen og de øvrige afdelingsbestyrelsesmedlemmer.

Følgende obligatoriske roller (med forskellige benævnelser) bør altid besættes:

• Finansminister, med overblik over den samlede økonomi i afdelingen. Finansministeren gennemgår altid punktet "økonomi" på afdelingsbestyrelsesmøderne. Qua sin funktion fremlægger finansministeren relevante forhold vedr. budget på afdelingsmødet. Finansministeren kan anmode AABs økonomiafdeling om fremlæggelse af budget på afdelingsmødet,
• Trafikminister, med særlig opmærksomhed på klostervangens ladeinfrastruktur, garager og parkeringforhold,
• Forsyningsminister/Indkøbschef med ansvar for indkøb af forplejning (sodavand, mad og slik/chokolade) samt kontorartikler.
• Kulturminister med ansvar for motionsrum, hobbyrum og tilsyn med gæsteværelser.
• Miljøminister med ansvar for affaldshåndtering, stor-skralderum og genbrugspladsen.
• Justitsminister med ansvar for kontakten til AAB jurister, håndtering af beboerklager og GDPR-forhold.
• Udenrigsministre med ansvar for afdelingens repræsentation i BL 5. kreds.

 

Afsnit 10, Sekretæren

Sekretærens primære opgave er at være referent ved afdelingsbestyrelsesmøder og afdelingsmøder. Desuden ved ekstraordinære møder samt ved møder med AAB og eksterne partnere, hvortil sekretæren opfordres til at prioritere sin deltagelse.
Er sekretæren forhindret i at deltage i et møde, er det dennes ansvar, i alle situationer, at finde en afløser for sig i bestyrelsen til afløsning. Aftalen med afløseren skal laves i så god tid at denne kan forberede sig til opgaven. Det er en sekretærens opgave og pligt at orientere sig i afdelingsbestyrelsen om, hvem der kan afløse.

 

Afsnit 11, Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder og andre møder

Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder skal gennemgås af afdelingsbestyrelsen i umiddelbar forlængelse af afdelingsbestyrelsesmødet. Kan sekretæren ikke overholde dette, hvis der eksempelvis skal ske en finpudsning af referatet, er fristen for offentliggørelse senest tre hverdage senere.

Referatet laves efter den skabelon, som afdelingsbestyrelsen har vedtaget. Skabelonen for referater er tilgængelig på klostervangen.dk og justeres løbende i forhold til den aktuelle situation.

 

Afsnit 12, Bestyrelsens månedlige træffetid for beboerne

Første mandag i måneden er der åbent hus for beboerne i afdelingsbestyrelseskontoret, Langelandsgade 52, 1. sal. Bestyrelsen kan som udgangspunkt træffes 11 gange om året den første mandag i måneden (undtagen juli måned).
Afdelingsbestyrelsen kan beslutte at skubbe træffetid for beboerne en uge, hvis første mandag falder på en helligdag eller af anden årsag. Ved flytning af træffetid for beboerne skal dette meddeles ved opslag i alle opgange samt på indersiden af vinduet i afdelingsbestyrelseskontoret.
Åbent hus for beboerne starter klokken 18.30 og varer en time.
Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne bemander på skift kontoret ved træffetid for beboerne. Der deltager minimum to afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Ingen afdelingsbestyrelsesmedlemmer pålægges at være alene til stede med beboere i afdelingsbestyrelseskontoret.

 

Afsnit 13, Gaver og telefonpenge

Gaver gives af afdelingsbestyrelsen ved følgende anledninger, som har relation til afdelingsbestyrelsesarbejdet:

• Afgående (ophører i afdelingsbestyrelsen) formand: kr. 800,-
• Afgående bestyrelsesmedlem med mindst seks års anciennitet: kr. 800,-
• Afgående bestyrelsesmedlem med mindre end seks års anciennitet: kr. 400,-
• Bårebuket ved dødsfald mens man sidder i afdelingsbestyrelsen: kr. 400,-

Ovenstående liste er en udtømmende liste.

Julegave fra AAB: Beløbsgrænse oplyses hvert år af AAB's administration.
Der gives ikke gaver ved begivenheder, som ikke har relation til afdelingsbestyrelsen. Eksempler: Fødselsdag, familieforøgelse, dødsfald, bryllup, sølvbryllup.
Der kan ved enstemmighed i afdelingsbestyrelsen dispenseres herfra.

Et bestyrelsesmedlem kan få en skattefri telefongodtgørelse. For at få telefongodtgørelse kræves at telefonnummeret fremgår på AAB offentlige hjemmeside. Beløbsstørrelsen fastsættes af den til enhver tid siddende bestyrelse, men kan ikke overstige SKATs grænse for skattefri godtgørelse.
Afdelingsbestyrelsesmedlemmer ydes ikke tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i frivilligt arbejde.

 

Afsnit 14, Beboerarrangementer

Udvalg, tovholder (eller tilsvarende benævnelse) planlægger, organiserer, styrer, koordinerer, inddrager og uddelegerer.
Ved beboerarrangementer er der intet krav om deltagelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer eller suppleanter.
Såfremt der skal anvendes midler fra konto 118-300 ("Beboeraktiviteter") skal tovholder, aktivitetsformanden eller udvalget præsentere en skriftlig ansøgning med tilhørende budget forud for aktiviteten og aflægge regnskab efter aktiviteten. Såfremt beboerne ikke selv kan opstille et realistisk budget er afdelingsbestyrelsen behjælpelig hermed.
En del af afdelingsbestyrelsesarbejdet er at afvikle beboerarrangementer, hvori der ved visse arrangementer lægges mange arbejdstimer. Derfor er det vigtigt at alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer og begge suppleanter bidrager til at løfte den store opgave, som afviklingen af et beboerarrangement er. Alle deltager som udgangspunkt fra det aftalte starttidspunkt til tovholder oplyser at alt er ryddet op og alle opgaver er løst.

 

Afsnit 15, Massehenvendelser til beboerne

Massehenvendelser til beboerne sker ved omdeling til 380 postkasser eller ved opslag i eller ved opslagstavlen i 15 opgange. Et opslag kan også fordeles til Servicecenter Midt, samt til ejendomsfunktionærerne i det tidligere varmemesterkontor, hvis det er formålstjenligt at disse er informeret.

Det aftales i afdelingsbestyrelsen, hvem der står for kopiering af materialet.
Det aftales i afdelingsbestyrelsen, hvornår henvendelsen skal være omdelt eller opsat.

 

Afsnit 16, Sociale medier

Beboere i Klostervangen har oprettet en beboerdrevet Facebook-side for Klostervangens beboere. Det står medlemmer af afdelingsbestyrelsen samt suppleanter frit for at skrive på Facebook-siden i deres egenskab af beboere. Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke har samme holdning til en problemstilling, som bestyrelsens flertal, så bør bestyrelsesmedlemmet eksplicit i indlæg tilkendegive, at vedkommende udtaler sig på egne vegne og ikke repræsenterer bestyrelsens holdning til problemstillingen.

Afdelingsbestyrelsen anvender som udgangspunkt ikke Facebook kanal. Dog kan et medlem af afdelingsbestyrelsen lave et opslag, som eksempelvis minder om et nært forestående beboerarrangement, og eksempelvis vedhæfte en invitation eller besvare konkrete spørgsmål, der kun hjemler ringe mulighed for fortolkninger. Dvs. at hvis medlemmer af afdelingsbestyrelsen eller suppleanter skriver et indlæg, hvor der formidles viden eller information, som stammer fra afdelingsbestyrelsen, skal man tydeligt deklarere sig. Eksempelvis: ”Med venlig hilsen Anni Andersen, forkvinde for afdelingsbestyrelsen” eller ”Med venlig hilsen Jens Jensen, medlem af afdelingsbestyrelsen”.

Indlæg afsendt af medlemmer af afdelingsbestyrelsen eller suppleanter, hvor de optræder som sådan, skal holdes i et respektfuldt og sobert sprog.

 

Afsnit 17, Anvendelse af IT som afdelingsbestyrelsesmedlem

Ved indtræden i afdelingsbestyrelsen skal man selv tage skridt til at blive tilsluttet de nødvendige programmer, derunder anmode AAB’s administration om nødvendige adgangskoder, hvis disse ikke automatisk bliver tilsendt det nye afdelingsbestyrelsesmedlem.

Citrix.

Mail / kalender.

Bestyrelsesweb.

Andet …